# Правила запису й вільний час

Правила запису визначають, який час платформа запропонує клієнтові й що запитає в нього під час запису. Відкрийте в меню філії «Налаштування» → «Правила запису». Змінювати правила може власник проєкту або співробітник із правом «Налаштування філій».

![Правила запису філії](https://support.watbot.org/_media/uk/06-booking/_images/rules.webp?v=1791781231)

## Налаштування

| Налаштування | Що означає | У нової філії |
|---|---|---|
| «Крок часу початку запису» | З яким інтервалом клієнтові пропонується час початку: за кроку 30 хвилин — 10:00, 10:30, 11:00. Варіанти — від 5 хвилин до 2 годин | 15 хв |
| «Записатися не пізніше ніж за» | Скільки часу має залишитися до візиту. Варіанти — від «Без обмеження» до 48 годин | 1 год |
| «Запис відкрито на, днів» | На скільки днів наперед можна записатися, враховуючи сьогоднішній. Від 1 до 365 | 30 |
| «Скасувати можна не пізніше ніж за, годин» | До якого моменту клієнт може сам скасувати або перенести запис. Від 0 до 720 | 2 |
| «Підтверджувати записи автоматично» | Увімкнено — запис клієнта одразу отримує статус «Підтверджено». Вимкнено — «Новий», і його підтверджує адміністратор | Увімкнено |
| «Телефон обов’язковий» | Без телефону клієнт не запишеться | Увімкнено |
| «Пошта обов’язкова» | Без пошти клієнт не запишеться | Вимкнено |
| «Можна залишити коментар» | Чи показувати клієнтові поле коментаря | Увімкнено |

Ім'я клієнта обов'язкове завжди. Натисніть «Зберегти», щоб застосувати правила.

> [!NOTE]
> Крок часу — це не тривалість послуги. Тривалість задається в самій послузі й може бути більшою за крок. Щоб у розкладі не залишалося вікон, вибирайте крок, на який діляться тривалості послуг.

## Як рахується вільний час

Клієнт бачить лише той час, на який справді можна записатися. Платформа перевіряє його крок за кроком.

1. **Робочий час.** Береться робочий день спеціаліста з [графіка](https://support.watbot.org/uk/booking/schedule): години за шаблоном або задані на цей день вручну. Перерви з нього віднімаються.
2. **Сітка за кроком.** Час початку кратний кроку, рахуючи від опівночі. Якщо спеціаліст працює з 10:10, а крок — 15 хвилин, перший час для запису — 10:15.
3. **Послуга вміщується повністю.** Візит має закінчитися до кінця робочого дня або до початку перерви. Тривалість береться з послуги, а якщо в спеціаліста задано власну — то його.
4. **Час не зайнятий.** Зайнятим вважається час інших записів до цього спеціаліста разом із перервою після послуги. Час тримають записи в статусах «Новий», «Підтверджено» і «Прийшов». Скасовані записи й записи зі статусом «Не прийшов» час звільняють.
5. **Перерва після послуги не заважає наступному клієнтові.** Якщо в послуги є «Перерва після послуги», вона не має налазити на наступний запис. На кінець робочого дня й на перерву спеціаліста вона заходити може.
6. **Не надто пізно й не надто далеко.** Час не раніше, ніж через термін із «Записатися не пізніше ніж за», і не далі днів, указаних у «Запис відкрито на, днів».
7. **Спеціаліст приймає.** Враховуються лише спеціалісти, у яких увімкнено «Приймає клієнтів» і позначено вибрану послугу. На вимкнену послугу записатися не можна.

Усі розрахунки йдуть у часовому поясі філії.

![Вікно «Вільний час» у графіку](https://support.watbot.org/_media/uk/06-booking/_images/free-time.webp?v=1791781231)

### Будь-який спеціаліст

Якщо клієнт не вибирає майстра, час показується, коли вільний хоча б один відповідний спеціаліст. Запис дістається тому, у кого цього дня менше записів.

### Кілька послуг за візит

Адміністратор може записати клієнта одразу на кілька послуг в одного спеціаліста. Тривалості додаються, а перерва після візиту береться найбільша з перерв цих послуг.

![Запис на дві послуги в одного спеціаліста](https://support.watbot.org/_media/uk/06-booking/_images/several-services.webp?v=1791781231)

## Що може адміністратор

Запис із [журналу](https://support.watbot.org/uk/booking/journal) вільніший, ніж запис клієнта:

- час вибирається з точністю до п'яти хвилин, а не за кроком філії;
- термін «Записатися не пізніше ніж за» і кількість днів наперед не діють;
- можна записати поза графіком спеціаліста — платформа попросить підтвердження.

Одне обмеження діє завжди: двох записів до одного спеціаліста на той самий час бути не може.

## Що обмежено для клієнта

- Скасувати або перенести запис клієнт може не пізніше терміну з правил. Пізніше — лише через адміністратора; якщо у філії вказано телефон, клієнтові запропонують зателефонувати.
- В однієї людини може бути не більше 5 майбутніх записів в усіх філіях проєкту.

## Якщо щось не працює

- **Клієнт бачить «Немає вільного часу».** Перевірте по черзі: чи задано спеціалістові [графік](https://support.watbot.org/uk/booking/schedule) на ці дні; чи ввімкнено в нього «Приймає клієнтів» і чи позначено послугу; чи не довша послуга за робочий час між перервами; чи не завеликий термін у «Записатися не пізніше ніж за». Побачити час очима клієнта можна кнопкою «Вільний час» у графіку.
- **Немає запису на далекі дати.** Збільште «Запис відкрито на, днів».
- **У розкладі залишаються короткі вікна.** Крок часу не ділить тривалості послуг. Наприклад, для послуг по 45 хвилин виберіть крок 15 або 45 хвилин, а не 30.
- **«Цей час у спеціаліста вже зайнятий.»** На цей час є інший запис, або на нього припадає перерва після попередньої послуги.