# Імпорт та експорт Excel

Імпорт додає до списку записи з файлу Excel і оновлює ті, що вже є. Експорт вивантажує всі записи списку у файл. Вивантажений файл можна виправити в Excel і завантажити назад без підготовки.

Обидві кнопки — «Імпорт з Excel» та «Експорт в Excel» — розташовані над таблицею записів: у розділі «Списки» бота, у розділі «Списки» проєкту та у вікні списків, яке відкривається з блоку сценарію.

## Підготувати файл для імпорту

- **Формат** — книга Excel `.xlsx`, розміром до 50 МБ.
- **Аркуш** — читається лише перший аркуш книги.
- **Рядок заголовків.** Поки на першому кроці позначено «Перший рядок — заголовки», перший рядок файлу пропускається. Якщо заголовків у файлі немає, зніміть позначку — інакше перший запис не завантажиться.
- **Без порожніх рядків.** Імпорт зупиняється на першому рядку, у якому порожні всі колонки, вибрані для полів.
- **Один рядок — один запис**, одна колонка — одне поле списку.

Що має бути в комірці:

| Тип поля | Значення в комірці |
|---|---|
| «Текст» | Будь-яке значення — воно збережеться як текст |
| «Число» | Число |
| «Грошовий» | Сума числом, без знака валюти: `1500` або `1500.50` |
| «Логічний» | `1` — «Так», `0` — «Ні». Порожня комірка значення не змінює, у нового запису це «Ні» |
| «Дата», «Дата і час» | Комірка з форматом дати або текст вигляду `2026-10-02 14:30:00`, `2026-10-02`, `02.10.2026` |
| «Файл», «Картинка» | Публічне посилання на файл, починається з `http://` або `https://` |
| «ID контакту» | Номер контакту одного з ваших ботів |
| «ID бота» | Номер вашого бота |

> [!IMPORTANT]
> Файли й картинки за посиланнями платформа не завантажує до себе: бот віддає людині файл просто з вашої адреси. Посилання мають залишатися робочими весь час, поки бот використовує список.

## Унікальне поле

Унікальне поле — це поле, за яким імпорт упізнає запис: артикул товару, номер замовлення, код промокоду. Для кожного рядка файлу імпорт шукає у списку запис із таким самим значенням цього поля:

- запис знайдено — він оновлюється;
- запису немає — додається новий.

Унікальне поле вибирається обов'язково. Рядок, у якому воно порожнє, відхиляється — якщо тільки в ньому не вказано ID наявного запису (див. нижче).

Під час оновлення змінюються лише ті поля, для яких у рядку є значення. Порожня комірка попереднє значення не стирає, а `0` і «Ні» записуються.

> [!TIP]
> Щоб оновити лише ціни, завантажте файл із двох колонок: A — артикул, B — нова ціна. На першому кроці призначте полю артикула колонку A, полю ціни — B, а решті полів — колонки, яких у файлі немає. Унікальним полем виберіть артикул. Решта значень записів не зміниться. Спосіб підходить, якщо у списку немає інших обов'язкових полів: обов'язкове поле має бути заповнене в кожному рядку файлу.

## Колонка ID

На першому кроці в полі «ID запису» вибирається колонка з ідентифікатором запису — її додає «Експорт в Excel». Якщо в рядку стоїть ID запису цього списку, оновлюється саме цей запис, навіть якщо значення унікального поля в ньому змінилося. Рядки з порожнім або чужим ID шукаються за унікальним полем, як зазвичай.

За замовчуванням це перша колонка праворуч від усіх полів — туди її і пише експорт. Якщо у вашому файлі колонки ID немає, змінювати нічого не потрібно.

## Запустити імпорт

1. Натисніть «Імпорт з Excel».
2. Перевірте позначку «Перший рядок — заголовки». Для кожного поля списку виберіть літеру колонки файлу, з якої брати значення. За замовчуванням поля йдуть по порядку: перше — з колонки A, друге — з B і так далі. Нижче перевірте колонку «ID запису». Натисніть «Далі».
3. У полі «Унікальне поле» виберіть поле для пошуку наявних записів. Натисніть «Далі».
4. Завантажте файл і натисніть «Далі» — імпорт почнеться.

![Вікно «Імпорт з Excel», перший крок: колонки файлу для полів списку і колонка ID](https://support.watbot.org/_media/uk/10-lists/_images/import.webp?v=1791781231)

Зіставлення колонок, колонка ID, позначка про заголовки та унікальне поле запам'ятовуються у списку: наступного разу їх достатньо перевірити.

Імпорт іде у фоні, вікно показує перебіг. Коли він закінчиться, у вікні залишиться звіт:

- «Імпорт завершено» — дата й час;
- «Опрацьовано рядків» — скільки рядків файлу прочитано;
- «Нові записи» — скільки записів додано;
- «Оновлено записів» — скільки записів оновлено;
- «Відхилено рядків» — скільки рядків не пройшли перевірку;
- «Помилки» — список помилок. На початку кожної вказано адресу комірки, наприклад `[B7]`.

![Звіт про завершений імпорт](https://support.watbot.org/_media/uk/10-lists/_images/import-report.webp?v=1791781231)

Звіт зберігається до наступного імпорту. Кнопка «Імпорт нового файлу» повертає до першого кроку. Коли імпорт закінчиться, таблиця записів оновиться сама.

## Чому рядок відхилено

Відхилений рядок до списку не потрапляє, решта рядків файлу завантажується.

| Помилка у звіті | Що виправити |
|---|---|
| «Унікальне поле не може бути порожнім» | Заповніть у рядку колонку унікального поля |
| «Унікальне поле не знайдено» | Унікальне поле не вибрано або видалено зі списку. Запустіть імпорт заново й виберіть поле на другому кроці |
| Поле обов'язкове для заповнення | У рядку порожнє обов'язкове поле |
| Поле має бути числом | У числовому або грошовому полі текст |
| «Поле … має бути числом 0 або 1» | У логічному полі щось, крім `0` і `1` |
| «Поле … має бути датою.» | Дату записано текстом в іншому вигляді — задайте комірці формат дати або запишіть дату як `2026-10-02` |
| Поле має бути посиланням | У полі файлу або картинки не посилання `http://` чи `https://` |
| Поле має бути цілим числом | У полі «ID контакту» або «ID бота» не номер |
| «Бот з поля … має належати вашому обліковому запису.» | Вказано номер чужого або неіснуючого бота |
| «Контакт з поля … має належати вашому обліковому запису.» | Вказано номер контакту не з вашого бота |

Інші повідомлення:

- **«Обробку примусово зупинено. Занадто багато помилок.»** — у файлі набралося понад 1000 помилок. Рядки, завантажені до зупинки, залишаються у списку. Найчастіше причина — неправильно зіставлені колонки або рядок заголовків при знятій позначці «Перший рядок — заголовки».
- **«Новий імпорт запустити неможливо, поки йде попередній процес»** — у проєкті вже йде імпорт до одного зі списків; його назву вказано в повідомленні. Дочекайтеся завершення.
- **«Імпортувати можна файли xlsx або csv»** — завантажено файл іншого типу, наприклад старий `.xls`. Збережіть його в Excel як `.xlsx`.

## Експорт в Excel

1. Натисніть «Експорт в Excel».
2. У вікні натисніть «Почати експорт».
3. Коли експорт закінчиться, у вікні з'являться «Експорт завершено» з датою, «Опрацьовано рядків» і посилання «Скачати файл».

![Вікно «Експорт в Excel» після експорту: дата, кількість рядків і посилання на файл](https://support.watbot.org/_media/uk/10-lists/_images/export.webp?v=1791781231)

Посилання на останній файл залишається у вікні до наступного експорту.

Що потрапляє у файл:

- усі записи списку — пошук і фільтри в таблиці на експорт не впливають;
- перший рядок — заголовки: назви полів, зокрема прихованих, і «ID»;
- поля стоять у тих самих колонках, що вибрані для імпорту (за замовчуванням по порядку з A), колонка «ID» — праворуч від полів;
- логічне поле — `1` або `0`;
- дата — у вигляді `2026-10-02 14:30:00`;
- файл і картинка — посилання на файл;
- контакт і бот — номер;
- грошове поле — сума в основних одиницях валюти, як у формі запису: `1500.5`.

Одночасно в проєкті йде лише один експорт. Якщо почати другий, з'явиться повідомлення «Новий експорт запустити неможливо, поки йде попередній процес».

> [!TIP]
> Щоб виправити багато записів одразу, вивантажте список, змініть значення в Excel і завантажте файл через «Імпорт з Excel» без правок: записи знайдуться за колонкою «ID». Рядки без ID стануть новими записами, якщо значення унікального поля не збіжиться з наявним.

## Права співробітників

- Імпорт змінює налаштування списку, тому потребує права «Редагування списків». У розділі бота кнопку «Імпорт з Excel» бачать лише співробітники з цим правом.
- Експорт доступний із правом «Перегляд записів».

Підписка Pro для імпорту та експорту не потрібна.