Reglas de reserva y horas libres
Las reglas de reserva determinan qué horas ofrece la plataforma a un cliente y qué le pide al reservar. En el menú de la sucursal, abre «Configuración» → «Reglas de reserva». Puede cambiar las reglas el propietario del proyecto o un miembro del equipo con el permiso «Configurar sucursales».
Configuración
| Ajuste | Qué significa | En una sucursal nueva |
|---|---|---|
| «Intervalo de inicio» | Cada cuánto se ofrecen horas de inicio al cliente: con un intervalo de 30 minutos, 10:00, 10:30, 11:00. Opciones: de 5 minutos a 2 horas | 15 min |
| «Reservar con al menos» | Cuánto tiempo debe quedar antes de la visita. Opciones: de «Sin límite» a 48 horas | 1 h |
| «Ventana de reserva, días» | Con cuántos días de antelación pueden reservar los clientes, incluido hoy. De 1 a 365 | 30 |
| «Plazo de cancelación, horas» | Hasta cuándo puede el cliente cancelar o cambiar la cita por su cuenta. De 0 a 720 | 2 |
| «Confirmar citas automáticamente» | Activado: la cita del cliente recibe al momento el estado «Confirmada». Desactivado: «Nueva», y la confirma un administrador | Activado |
| «Teléfono obligatorio» | El cliente no puede reservar sin teléfono | Activado |
| «Email obligatorio» | El cliente no puede reservar sin email | Desactivado |
| «El cliente puede dejar un comentario» | Si se muestra al cliente el campo de comentario | Activado |
El nombre del cliente siempre es obligatorio. Haz clic en «Guardar» para aplicar las reglas.
Nota
El intervalo no es la duración del servicio. La duración se fija en el propio servicio y puede ser mayor que el intervalo. Para evitar huecos en el horario, elige un intervalo que divida exactamente la duración de tus servicios.
Cómo se calculan las horas libres
El cliente solo ve las horas que realmente puede reservar. La plataforma las comprueba paso a paso.
- Tiempo de trabajo. La jornada del especialista se toma del horario: las horas según la plantilla o las fijadas manualmente para ese día. Se le restan las pausas.
- Una cuadrícula según el intervalo. Las horas de inicio son múltiplos del intervalo, contando desde la medianoche. Si el especialista trabaja desde las 10:10 y el intervalo es de 15 minutos, la primera hora que se puede reservar es las 10:15.
- El servicio cabe entero. La visita debe terminar antes del fin de la jornada o del inicio de una pausa. La duración se toma del servicio, o la duración propia del especialista si está fijada.
- La hora no está ocupada. Ocupan tiempo las demás citas con este especialista junto con la pausa después del servicio. Las citas en los estados «Nueva», «Confirmada» y «Asistió» retienen tiempo. Las citas canceladas y las citas con el estado «No asistió» lo liberan.
- La pausa después del servicio no bloquea al siguiente cliente. Si el servicio tiene una «Pausa después del servicio», esta no debe solaparse con la siguiente cita. Sí puede pasar del fin de la jornada o caer en la pausa del especialista.
- Ni demasiado pronto ni demasiado lejos. La hora no es anterior al plazo de «Reservar con al menos» ni posterior a los días fijados en «Ventana de reserva, días».
- El especialista atiende clientes. Solo cuentan los especialistas con «Atiende clientes» activado y el servicio elegido marcado. Un servicio desactivado no se puede reservar.
Todos los cálculos se hacen en la zona horaria de la sucursal.
Cualquier especialista
Si el cliente no elige especialista, se muestra una hora cuando al menos un especialista adecuado está libre. La cita se asigna al que tiene menos citas ese día.
Varios servicios por visita
Un administrador puede reservar a un cliente varios servicios a la vez con un mismo especialista. Las duraciones se suman, y la pausa después de la visita es la más larga de las pausas de esos servicios.
Qué puede hacer un administrador
Reservar desde la agenda tiene menos restricciones que la reserva de un cliente:
- la hora se elige con una precisión de cinco minutos, no según el intervalo de la sucursal;
- no se aplican el plazo de «Reservar con al menos» ni el número de días de antelación;
- puedes reservar fuera del horario del especialista: la plataforma pedirá confirmación.
Siempre se aplica una restricción: no puede haber dos citas con el mismo especialista a la misma hora.
Qué está restringido para el cliente
- El cliente puede cancelar o cambiar una cita hasta el plazo de las reglas. Después, solo a través de un administrador; si la sucursal tiene teléfono, se le propone llamar.
- Una persona puede tener como máximo 5 citas próximas en todas las sucursales del proyecto.
Si algo no funciona
- El cliente ve «No hay horas libres». Comprueba en orden: si el especialista tiene horario para esos días; si «Atiende clientes» está activado y el servicio marcado; si el servicio dura más que el tiempo de trabajo entre pausas; si el plazo de «Reservar con al menos» es demasiado largo. Puedes ver las horas como las ve el cliente con el botón «Horas libres» del horario.
- Los clientes no pueden reservar fechas lejanas. Aumenta «Ventana de reserva, días».
- Quedan huecos cortos en el horario. El intervalo no divide la duración de los servicios. Por ejemplo, con servicios de 45 minutos, elige un intervalo de 15 o 45 minutos, no de 30.
- «Esta hora ya está ocupada para el especialista.» Hay otra cita a esa hora, o cae en ella la pausa después del servicio anterior.