Правила запису й вільний час
Правила запису визначають, який час платформа запропонує клієнтові й що запитає в нього під час запису. Відкрийте в меню філії «Налаштування» → «Правила запису». Змінювати правила може власник проєкту або співробітник із правом «Налаштування філій».
Налаштування
| Налаштування | Що означає | У нової філії |
|---|---|---|
| «Крок часу початку запису» | З яким інтервалом клієнтові пропонується час початку: за кроку 30 хвилин — 10:00, 10:30, 11:00. Варіанти — від 5 хвилин до 2 годин | 15 хв |
| «Записатися не пізніше ніж за» | Скільки часу має залишитися до візиту. Варіанти — від «Без обмеження» до 48 годин | 1 год |
| «Запис відкрито на, днів» | На скільки днів наперед можна записатися, враховуючи сьогоднішній. Від 1 до 365 | 30 |
| «Скасувати можна не пізніше ніж за, годин» | До якого моменту клієнт може сам скасувати або перенести запис. Від 0 до 720 | 2 |
| «Підтверджувати записи автоматично» | Увімкнено — запис клієнта одразу отримує статус «Підтверджено». Вимкнено — «Новий», і його підтверджує адміністратор | Увімкнено |
| «Телефон обов’язковий» | Без телефону клієнт не запишеться | Увімкнено |
| «Пошта обов’язкова» | Без пошти клієнт не запишеться | Вимкнено |
| «Можна залишити коментар» | Чи показувати клієнтові поле коментаря | Увімкнено |
Ім'я клієнта обов'язкове завжди. Натисніть «Зберегти», щоб застосувати правила.
Примітка
Крок часу — це не тривалість послуги. Тривалість задається в самій послузі й може бути більшою за крок. Щоб у розкладі не залишалося вікон, вибирайте крок, на який діляться тривалості послуг.
Як рахується вільний час
Клієнт бачить лише той час, на який справді можна записатися. Платформа перевіряє його крок за кроком.
- Робочий час. Береться робочий день спеціаліста з графіка: години за шаблоном або задані на цей день вручну. Перерви з нього віднімаються.
- Сітка за кроком. Час початку кратний кроку, рахуючи від опівночі. Якщо спеціаліст працює з 10:10, а крок — 15 хвилин, перший час для запису — 10:15.
- Послуга вміщується повністю. Візит має закінчитися до кінця робочого дня або до початку перерви. Тривалість береться з послуги, а якщо в спеціаліста задано власну — то його.
- Час не зайнятий. Зайнятим вважається час інших записів до цього спеціаліста разом із перервою після послуги. Час тримають записи в статусах «Новий», «Підтверджено» і «Прийшов». Скасовані записи й записи зі статусом «Не прийшов» час звільняють.
- Перерва після послуги не заважає наступному клієнтові. Якщо в послуги є «Перерва після послуги», вона не має налазити на наступний запис. На кінець робочого дня й на перерву спеціаліста вона заходити може.
- Не надто пізно й не надто далеко. Час не раніше, ніж через термін із «Записатися не пізніше ніж за», і не далі днів, указаних у «Запис відкрито на, днів».
- Спеціаліст приймає. Враховуються лише спеціалісти, у яких увімкнено «Приймає клієнтів» і позначено вибрану послугу. На вимкнену послугу записатися не можна.
Усі розрахунки йдуть у часовому поясі філії.
Будь-який спеціаліст
Якщо клієнт не вибирає майстра, час показується, коли вільний хоча б один відповідний спеціаліст. Запис дістається тому, у кого цього дня менше записів.
Кілька послуг за візит
Адміністратор може записати клієнта одразу на кілька послуг в одного спеціаліста. Тривалості додаються, а перерва після візиту береться найбільша з перерв цих послуг.
Що може адміністратор
Запис із журналу вільніший, ніж запис клієнта:
- час вибирається з точністю до п'яти хвилин, а не за кроком філії;
- термін «Записатися не пізніше ніж за» і кількість днів наперед не діють;
- можна записати поза графіком спеціаліста — платформа попросить підтвердження.
Одне обмеження діє завжди: двох записів до одного спеціаліста на той самий час бути не може.
Що обмежено для клієнта
- Скасувати або перенести запис клієнт може не пізніше терміну з правил. Пізніше — лише через адміністратора; якщо у філії вказано телефон, клієнтові запропонують зателефонувати.
- В однієї людини може бути не більше 5 майбутніх записів в усіх філіях проєкту.
Якщо щось не працює
- Клієнт бачить «Немає вільного часу». Перевірте по черзі: чи задано спеціалістові графік на ці дні; чи ввімкнено в нього «Приймає клієнтів» і чи позначено послугу; чи не довша послуга за робочий час між перервами; чи не завеликий термін у «Записатися не пізніше ніж за». Побачити час очима клієнта можна кнопкою «Вільний час» у графіку.
- Немає запису на далекі дати. Збільште «Запис відкрито на, днів».
- У розкладі залишаються короткі вікна. Крок часу не ділить тривалості послуг. Наприклад, для послуг по 45 хвилин виберіть крок 15 або 45 хвилин, а не 30.
- «Цей час у спеціаліста вже зайнятий.» На цей час є інший запис, або на нього припадає перерва після попередньої послуги.