Buchungsregeln und freie Zeiten
Die Buchungsregeln bestimmen, welche Zeiten die Plattform dem Kunden anbietet und was sie bei der Buchung von ihm abfragt. Öffnen Sie im Menü der Filiale „Einstellungen“ → „Buchungsregeln“. Ändern darf die Regeln der Eigentümer des Projekts oder ein Teammitglied mit dem Recht „Filialen einrichten“.
Einstellungen
| Einstellung | Was sie bedeutet | Bei einer neuen Filiale |
|---|---|---|
| „Raster der Startzeiten“ | In welchem Abstand dem Kunden Startzeiten angeboten werden: bei 30 Minuten 10:00, 10:30, 11:00. Möglich sind 5 Minuten bis 2 Stunden | 15 Min. |
| „Mindestvorlauf für die Buchung“ | Wie viel Zeit bis zum Termin noch bleiben muss. Möglich ist „Ohne Einschränkung“ bis 48 Stunden | 1 Std. |
| „Buchbar im Voraus (Tage)“ | Wie viele Tage im Voraus gebucht werden kann, heute mitgezählt. Von 1 bis 365 | 30 |
| „Absage möglich bis (Stunden vorher)“ | Bis wann der Kunde einen Termin selbst absagen oder verschieben kann. Von 0 bis 720 | 2 |
| „Termine automatisch bestätigen“ | Eingeschaltet — der Termin des Kunden erhält sofort den Status „Bestätigt“. Ausgeschaltet — „Neu“, und die Verwaltung bestätigt ihn | An |
| „Telefon erforderlich“ | Ohne Telefonnummer kann der Kunde nicht buchen | An |
| „E-Mail erforderlich“ | Ohne E-Mail kann der Kunde nicht buchen | Aus |
| „Kommentar möglich“ | Ob dem Kunden ein Kommentarfeld angezeigt wird | An |
Der Name des Kunden ist immer Pflicht. Klicken Sie auf „Speichern“, um die Regeln anzuwenden.
Hinweis
Das Zeitraster ist nicht die Dauer der Leistung. Die Dauer wird in der Leistung selbst festgelegt und kann länger als das Raster sein. Damit im Kalender keine Lücken bleiben, wählen Sie ein Raster, durch das sich die Dauer Ihrer Leistungen teilen lässt.
Wie die freien Zeiten berechnet werden
Der Kunde sieht nur Zeiten, die er wirklich buchen kann. Die Plattform prüft sie Schritt für Schritt.
- Arbeitszeit. Genommen wird der Arbeitstag der Fachkraft aus dem Dienstplan: die Zeiten laut Vorlage oder die für diesen Tag manuell gesetzten. Die Pausen werden abgezogen.
- Raster. Startzeiten sind ein Vielfaches des Rasters, gerechnet ab Mitternacht. Arbeitet die Fachkraft ab 10:10 und beträgt das Raster 15 Minuten, ist die erste buchbare Zeit 10:15.
- Die Leistung passt vollständig hinein. Der Termin muss vor dem Ende des Arbeitstags oder vor Beginn einer Pause enden. Die Dauer kommt aus der Leistung, oder — wenn bei der Fachkraft eine eigene festgelegt ist — von der Fachkraft.
- Die Zeit ist nicht belegt. Belegt ist die Zeit anderer Termine bei dieser Fachkraft samt der Pause nach der Leistung. Zeit blockieren Termine mit den Status „Neu“, „Bestätigt“ und „Erschienen“. Abgesagte Termine und Termine mit dem Status „Nicht erschienen“ geben die Zeit frei.
- Die Pause nach der Leistung stört den nächsten Kunden nicht. Hat eine Leistung eine „Pause nach der Leistung“, darf diese nicht in den nächsten Termin hineinreichen. Über das Ende des Arbeitstags und in eine Pause der Fachkraft darf sie hineinreichen.
- Nicht zu spät und nicht zu weit im Voraus. Die Zeit liegt nicht früher als die Frist aus „Mindestvorlauf für die Buchung“ und nicht weiter entfernt als die Tage in „Buchbar im Voraus (Tage)“.
- Die Fachkraft nimmt Kunden an. Berücksichtigt werden nur Fachkräfte, bei denen „Nimmt Kunden an“ eingeschaltet und die gewählte Leistung markiert ist. Eine ausgeschaltete Leistung kann nicht gebucht werden.
Alle Berechnungen laufen in der Zeitzone der Filiale.
Beliebige Fachkraft
Wählt der Kunde keine Fachkraft, wird eine Zeit angezeigt, wenn mindestens eine passende Fachkraft frei ist. Den Termin erhält die Fachkraft, die an diesem Tag weniger Termine hat.
Mehrere Leistungen pro Termin
Die Verwaltung kann einen Kunden auf einmal für mehrere Leistungen bei einer Fachkraft eintragen. Die Dauern werden addiert, und als Pause nach dem Termin gilt die längste Pause dieser Leistungen.
Was die Verwaltung darf
Eine Eintragung aus dem Journal ist freier als die Buchung durch den Kunden:
- die Zeit wird auf fünf Minuten genau gewählt, nicht nach dem Raster der Filiale;
- die Frist „Mindestvorlauf für die Buchung“ und die Zahl der Tage im Voraus gelten nicht;
- Sie können außerhalb des Dienstplans der Fachkraft eintragen — die Plattform fragt nach einer Bestätigung.
Eine Einschränkung gilt immer: Zwei Termine bei derselben Fachkraft zur selben Zeit sind nicht möglich.
Was für den Kunden eingeschränkt ist
- Einen Termin absagen oder verschieben kann der Kunde nur innerhalb der Frist aus den Regeln. Danach nur über die Verwaltung; ist bei der Filiale ein Telefon angegeben, wird der Kunde gebeten anzurufen.
- Eine Person kann in allen Filialen des Projekts höchstens 5 bevorstehende Termine haben.
Wenn etwas nicht funktioniert
- Der Kunde sieht „Keine freien Zeiten“. Prüfen Sie der Reihe nach: Ist für die Fachkraft ein Dienstplan für diese Tage festgelegt; ist bei ihr „Nimmt Kunden an“ eingeschaltet und die Leistung markiert; ist die Leistung nicht länger als die Arbeitszeit zwischen den Pausen; ist die Frist in „Mindestvorlauf für die Buchung“ nicht zu lang. Die Zeiten aus Sicht des Kunden sehen Sie mit dem Button „Freie Zeiten“ im Dienstplan.
- Keine Buchung für weiter entfernte Daten. Erhöhen Sie „Buchbar im Voraus (Tage)“.
- Im Kalender bleiben kurze Lücken. Das Zeitraster teilt die Dauer der Leistungen nicht. Wählen Sie zum Beispiel bei Leistungen von 45 Minuten ein Raster von 15 oder 45 Minuten, nicht 30.
- „Diese Zeit ist bei der Fachkraft bereits belegt.“ Zu dieser Zeit gibt es einen anderen Termin, oder die Pause nach der vorherigen Leistung fällt hinein.