Журнал записів#

Журнал — головний екран філії: у ньому видно всі записи, звідси адміністратор записує клієнтів, переносить і скасовує візити, позначає, хто прийшов. Журнал відкривається першим, коли ви заходите у філію.

Що доступно співробітникові в журналі, залежить від його прав — їх перелічено на головній сторінці розділу.

Три види журналу#

Перемикач над журналом:

• «День» — колонки спеціалістів на один день. Зручно адміністраторові.
• «Тиждень» — сім днів одного спеціаліста. Спеціаліста вибирають у списку праворуч.
• «Список» — записи рядками за період, із фільтрами й пошуком.

Вибраний вид запам'ятовується в браузері.

У видах «День» і «Тиждень» стрілки гортають дні або тижні, «Сьогодні» повертає до поточної дати, а поле з датою відкриває будь-який день. Неробочий час спеціаліста в сітці затінено, поточний момент позначено лінією. Після запису окремою смугою показано перерву після послуги.

Скасовані записи приховано. Щоб побачити їх у сітці, увімкніть «Скасовані».

Спеціаліст, у якого вимкнено «Приймає клієнтів», потрапляє в журнал, лише якщо на ці дні до нього є записи.

Журнал оновлюється сам раз на хвилину: записи, які зробили клієнти або інші співробітники, з'являться без перезавантаження сторінки.

Записати клієнта#

1. Натисніть «Новий запис» або клікніть по вільному часу в колонці спеціаліста — спеціаліст, дата й час підставляться самі.
2. У полі «Клієнт» почніть вводити ім'я або телефон. Якщо клієнт уже є в базі, виберіть його з підказок — з'явиться позначка «Клієнт із бази, візитів: …». Щоб створити нову людину з таким самим ім'ям, натисніть «Записати як нового».
3. Для нового клієнта заповніть поля «Телефон» і «Пошта» — за ними платформа впізнає його наступного разу, а на пошту прийдуть листи про запис.
4. Заповніть поля «Спеціаліст» і «Послуги». У списку послуг — лише послуги, які надає цей спеціаліст. За один візит можна вибрати до 10 послуг.
5. Заповніть поля «Дата» і «Час». Під ними з'являться тривалість і сума візиту, а в рядку «Вільно:» — вільний час спеціаліста на цей день: натисніть на нього, щоб підставити.
6. За бажанням заповніть поля «Коментар клієнта» і «Нотатка адміністратора» — нотатку бачать лише співробітники.
7. Виберіть «Статус»: «Підтверджено» або «Новий».
8. Натисніть «Зберегти».

Якщо вибраний час не потрапляє в робочі години спеціаліста, платформа запитає: «Цей час поза графіком спеціаліста. Записати все одно?» Натисніть «Записати», щоб підтвердити.

У кожного запису є номер. Нумерація в кожної філії своя.

Картка запису#

Клік по запису відкриває його картку. У ній:

• номер запису й статус, дата, час і спеціаліст;
• «Клієнт» — ім'я, кількість візитів і неявок, телефон і пошта. Ім'я веде в картку клієнта;
• «Послуги» з тривалістю й ціною і «Разом»;
• «Від клієнта» — позначка, що клієнт підтвердив візит у нагадуванні, і його оцінка після візиту;
• «Коментар клієнта»;
• «Нотатка адміністратора» — зберігається сама, коли ви виходите з поля;
• «Причина скасування» — у скасованого запису;
• «Повідомлення клієнту» — що й куди було надіслано. Докладніше — на сторінці Сповіщення й відгуки;
• «Історія» — хто й коли створив запис, переніс його або змінив статус.

Статуси запису#

Кнопки в картці:

• «Підтвердити» — у запису «Новий». Клієнт отримає повідомлення про підтвердження.
• «Прийшов» і «Не прийшов» — з'являються, коли настав час візиту. Позначку можна змінити на протилежну. Неявки враховуються в картці клієнта.
• «Змінити» — відкрити запис для редагування: клієнт, спеціаліст, послуги, дата й час.
• «Скасувати запис» — виберіть «На прохання клієнта» або «Скасовує філія» і за бажанням впишіть причину.
• «Повернути запис» — у скасованого запису. Запис знову стане «Підтверджено», якщо його час ще вільний.

Примітка

Про скасування клієнтові пишуть, лише якщо вибрано «Скасовує філія». У разі скасування «На прохання клієнта» повідомлення не надсилається: клієнт і так знає про скасування.

Перенести запис#

Перенести можна запис, який ще не відбувся і не скасований.

• Перетягуванням. У видах «День» і «Тиждень» перетягніть запис на інший час, а у вигляді «День» — ще й у колонку іншого спеціаліста.
• Через редагування. Відкрийте картку, натисніть «Змінити», змініть спеціаліста, дату, час або послуги й натисніть «Зберегти».

Якщо запис переходить до іншого спеціаліста, ціна й тривалість послуг перераховуються за його карткою. Якщо спеціаліст залишається тим самим, ціни в записі не змінюються, навіть коли каталог відтоді змінився.

Клієнт отримує повідомлення про перенесення, а в блоці «Історія» залишається рядок «Перенесення: … → …».

Список записів#

У вигляді «Список» записи показано рядками. За замовчуванням — на 30 днів наперед від сьогоднішнього.

• Період — поля «З» і «По», не довший за 366 днів.
• «Усі статуси» — відбір за одним або кількома статусами.
• «Усі спеціалісти» — записи одного спеціаліста.
• Пошук «Клієнт, телефон або номер» — за ім'ям, телефоном, поштою клієнта або номером запису.

Над списком — «Знайдено: …». Кнопка «Показати ще» довантажує наступні записи. Клік по рядку відкриває картку запису.

Сповіщення співробітникам#

Про записи платформа повідомляє у сповіщеннях кабінету:

• спеціалістові, пов'язаному зі співробітником, — про нові записи до нього, перенесення й скасування;
• власникові проєкту та співробітникам із правом «Перегляд записів і клієнтів» або «Робота із записами» — про те, що клієнт зробив сам: записався, переніс або скасував запис.

Тому, хто сам вніс зміну, сповіщення не надходить. Клік по сповіщенню відкриває запис у журналі.

Якщо щось не працює#

• «Цей час у спеціаліста вже зайнятий.» На цей час є інший запис, або на нього припадає перерва після попередньої послуги. Виберіть час із рядка «Вільно:».
• «Спеціаліст … не надає послугу «…».» Позначте послугу в картці спеціаліста або виберіть іншого.
• «Спеціаліст зараз не приймає клієнтів.» У спеціаліста вимкнено «Приймає клієнтів».
• «Перенести можна лише запис, який ще не відбувся і не скасований.» Запис із позначкою «Прийшов», «Не прийшов» або скасований перенести не можна — створіть новий.
• «Одну з послуг запису видалено. Виберіть послуги знову.» Під час перенесення до іншого спеціаліста послугу із запису вже видалено з каталогу. Натисніть «Змінити» й виберіть послуги знову.
• «Візит ще не почався.» Позначки «Прийшов» і «Не прийшов» ставляться лише після початку візиту.
• «Повернути запис» не спрацьовує. Час скасованого запису вже зайнятий іншим. Створіть новий запис на вільний час.
• Немає кнопки «Новий запис». У вас немає права записувати: потрібне «Робота із записами» або «Веде свої записи».