Імпорт та експорт Excel#

Імпорт додає до списку записи з файлу Excel і оновлює ті, що вже є. Експорт вивантажує всі записи списку у файл. Вивантажений файл можна виправити в Excel і завантажити назад без підготовки.

Обидві кнопки — «Імпорт з Excel» та «Експорт в Excel» — розташовані над таблицею записів: у розділі «Списки» бота, у розділі «Списки» проєкту та у вікні списків, яке відкривається з блоку сценарію.

Підготувати файл для імпорту#

• Формат — книга Excel .xlsx, розміром до 50 МБ.
• Аркуш — читається лише перший аркуш книги.
• Рядок заголовків. Поки на першому кроці позначено «Перший рядок — заголовки», перший рядок файлу пропускається. Якщо заголовків у файлі немає, зніміть позначку — інакше перший запис не завантажиться.
• Без порожніх рядків. Імпорт зупиняється на першому рядку, у якому порожні всі колонки, вибрані для полів.
• Один рядок — один запис, одна колонка — одне поле списку.

Що має бути в комірці:

Важливо

Файли й картинки за посиланнями платформа не завантажує до себе: бот віддає людині файл просто з вашої адреси. Посилання мають залишатися робочими весь час, поки бот використовує список.

Унікальне поле#

Унікальне поле — це поле, за яким імпорт упізнає запис: артикул товару, номер замовлення, код промокоду. Для кожного рядка файлу імпорт шукає у списку запис із таким самим значенням цього поля:

• запис знайдено — він оновлюється;
• запису немає — додається новий.

Унікальне поле вибирається обов'язково. Рядок, у якому воно порожнє, відхиляється — якщо тільки в ньому не вказано ID наявного запису (див. нижче).

Під час оновлення змінюються лише ті поля, для яких у рядку є значення. Порожня комірка попереднє значення не стирає, а 0 і «Ні» записуються.

Порада

Щоб оновити лише ціни, завантажте файл із двох колонок: A — артикул, B — нова ціна. На першому кроці призначте полю артикула колонку A, полю ціни — B, а решті полів — колонки, яких у файлі немає. Унікальним полем виберіть артикул. Решта значень записів не зміниться. Спосіб підходить, якщо у списку немає інших обов'язкових полів: обов'язкове поле має бути заповнене в кожному рядку файлу.

Колонка ID#

На першому кроці в полі «ID запису» вибирається колонка з ідентифікатором запису — її додає «Експорт в Excel». Якщо в рядку стоїть ID запису цього списку, оновлюється саме цей запис, навіть якщо значення унікального поля в ньому змінилося. Рядки з порожнім або чужим ID шукаються за унікальним полем, як зазвичай.

За замовчуванням це перша колонка праворуч від усіх полів — туди її і пише експорт. Якщо у вашому файлі колонки ID немає, змінювати нічого не потрібно.

Запустити імпорт#

1. Натисніть «Імпорт з Excel».
2. Перевірте позначку «Перший рядок — заголовки». Для кожного поля списку виберіть літеру колонки файлу, з якої брати значення. За замовчуванням поля йдуть по порядку: перше — з колонки A, друге — з B і так далі. Нижче перевірте колонку «ID запису». Натисніть «Далі».
3. У полі «Унікальне поле» виберіть поле для пошуку наявних записів. Натисніть «Далі».
4. Завантажте файл і натисніть «Далі» — імпорт почнеться.

Зіставлення колонок, колонка ID, позначка про заголовки та унікальне поле запам'ятовуються у списку: наступного разу їх достатньо перевірити.

Імпорт іде у фоні, вікно показує перебіг. Коли він закінчиться, у вікні залишиться звіт:

• «Імпорт завершено» — дата й час;
• «Опрацьовано рядків» — скільки рядків файлу прочитано;
• «Нові записи» — скільки записів додано;
• «Оновлено записів» — скільки записів оновлено;
• «Відхилено рядків» — скільки рядків не пройшли перевірку;
• «Помилки» — список помилок. На початку кожної вказано адресу комірки, наприклад [B7].

Звіт зберігається до наступного імпорту. Кнопка «Імпорт нового файлу» повертає до першого кроку. Коли імпорт закінчиться, таблиця записів оновиться сама.

Чому рядок відхилено#

Відхилений рядок до списку не потрапляє, решта рядків файлу завантажується.

Інші повідомлення:

• «Обробку примусово зупинено. Занадто багато помилок.» — у файлі набралося понад 1000 помилок. Рядки, завантажені до зупинки, залишаються у списку. Найчастіше причина — неправильно зіставлені колонки або рядок заголовків при знятій позначці «Перший рядок — заголовки».
• «Новий імпорт запустити неможливо, поки йде попередній процес» — у проєкті вже йде імпорт до одного зі списків; його назву вказано в повідомленні. Дочекайтеся завершення.
• «Імпортувати можна файли xlsx або csv» — завантажено файл іншого типу, наприклад старий .xls. Збережіть його в Excel як .xlsx.

Експорт в Excel#

1. Натисніть «Експорт в Excel».
2. У вікні натисніть «Почати експорт».
3. Коли експорт закінчиться, у вікні з'являться «Експорт завершено» з датою, «Опрацьовано рядків» і посилання «Скачати файл».

Посилання на останній файл залишається у вікні до наступного експорту.

Що потрапляє у файл:

• усі записи списку — пошук і фільтри в таблиці на експорт не впливають;
• перший рядок — заголовки: назви полів, зокрема прихованих, і «ID»;
• поля стоять у тих самих колонках, що вибрані для імпорту (за замовчуванням по порядку з A), колонка «ID» — праворуч від полів;
• логічне поле — 1 або 0;
• дата — у вигляді 2026-10-02 14:30:00;
• файл і картинка — посилання на файл;
• контакт і бот — номер;
• грошове поле — сума в основних одиницях валюти, як у формі запису: 1500.5.

Одночасно в проєкті йде лише один експорт. Якщо почати другий, з'явиться повідомлення «Новий експорт запустити неможливо, поки йде попередній процес».

Порада

Щоб виправити багато записів одразу, вивантажте список, змініть значення в Excel і завантажте файл через «Імпорт з Excel» без правок: записи знайдуться за колонкою «ID». Рядки без ID стануть новими записами, якщо значення унікального поля не збіжиться з наявним.

Права співробітників#

• Імпорт змінює налаштування списку, тому потребує права «Редагування списків». У розділі бота кнопку «Імпорт з Excel» бачать лише співробітники з цим правом.
• Експорт доступний із правом «Перегляд записів».

Підписка Pro для імпорту та експорту не потрібна.