Terminbuchung im KI-Chat einrichten#

Die Terminbuchung können Sie einrichten, indem Sie Ihr Geschäft in Worten beschreiben: „richte die Terminbuchung für den Salon Lavendel ein: Haarschnitte und Färben macht Anna werktags von 10 bis 19 Uhr, Maniküre macht Olga, zwei Tage Arbeit, zwei frei“. Die KI legt eine Filiale an, erstellt Leistungen und Fachkräfte, legt ihre Arbeitszeiten und die Buchungsregeln fest und sagt, ob Kunden schon buchen können. Genauso können Sie eine fertige Filiale korrigieren: „setze den Preis für Färben auf ab 110 €“, „Anna hat mittwochs frei“.

Ein Pro-Abonnement ist dafür nicht nötig — wie für den Bereich selbst. Bezahlt werden die Tokens des Modells — sie werden von den „KI-Credits“ abgebucht. Wie das funktioniert, steht auf der Seite Preise der Zusatzdienste.

Wie sich die Einrichtung einschaltet#

Öffnen Sie den KI-Chat — mit dem Button „KI-Chat“ in der oberen Leiste des Kontos — und beschreiben Sie, was Sie brauchen. Einschalten müssen Sie nichts: Die KI verbindet die Werkzeuge für die Terminbuchung selbst, und über dem Nachrichtenfeld erscheint der Chip „Terminbuchung einrichten“. Wird im selben Chat auch ein Bot oder eine Mini-App gebaut, nennt der Chip alle auf einmal — zum Beispiel „Bauen: Mini-App und Terminbuchung“.

Sie können auch in der Filiale beginnen: Der Punkt „KI-Hilfe“ im Seitenmenü der Filiale öffnet den KI-Chat zu ihr. Die Einrichtung ist dort ab der ersten Nachricht eingeschaltet, und rechts ist sofort die Übersicht der Filiale geöffnet — die Filiale im Chat zu nennen, ist nicht nötig.

Eine neue Filiale können Sie auch im Formular zum Erstellen beginnen: Darüber steht der Block „Terminbuchung mit KI einrichten“. Klicken Sie auf „Erstellen“, beschreiben Sie die Aufgabe oder wählen Sie ein Beispiel und klicken Sie auf „Mit KI erstellen“ — der KI-Chat öffnet sich, und die Beschreibung geht als erste Nachricht hinein.

Im Menü des Chips wählen Sie den Modus — „Erst fragen“ oder „Automatisch“ — und schalten die Einrichtung aus. Bei mehreren Baukästen gilt für alle derselbe Modus, ausschalten lässt sich aber jeder einzeln. Die Modi sind dieselben wie beim Bauen eines Bots: mehr dazu auf der Seite Bot im KI-Chat bauen.

Neue Filiale einrichten#

1. Beschreiben Sie das Geschäft: welche Leistungen es gibt, wie lange sie dauern und was sie kosten, wer sie erbringt und an welchen Tagen gearbeitet wird. Geben Sie Adresse und Telefon an, wenn Kunden sie sehen sollen.
2. Die KI bietet an, eine Filiale im aktuellen Projekt anzulegen — die Karte „Filiale anlegen“. Gibt es schon eine Filiale, wählt die KI sie aus.
3. Danach legt sie in einer Änderung Leistungen, Fachkräfte und ihre Arbeitszeiten an — die Karte „Terminbuchung einrichten“.
4. Im Modus „Erst fragen“ klicken Sie auf „Anwenden“, „Anwenden und nicht mehr fragen“ oder „Ablehnen“ — genauso wie beim Bauen eines Bots.

Eine Änderung wird ganz oder gar nicht gespeichert: Passt etwas darin nicht, ändert sich in der Filiale nichts, und die KI korrigiert die Anfrage und versucht es erneut.

Nach jeder Änderung bleibt im Verlauf eine Karte der Filiale: Name und Ergebnis — zum Beispiel „Leistungen: 5 · Fachkräfte: 2 · Buchung möglich“. Der Vermerk „noch keine Buchung möglich“ bedeutet, dass Kunden noch keine Zeit wählen können.

Ein Klick auf die Karte öffnet rechts die Übersicht der Filiale:

• Adresse, Zeitzone und Zeitraster;
• der Block „Noch keine Buchung möglich“ — was Kunden am Buchen hindert;
• der Block „Noch zu erledigen“ — was funktioniert, aber besser korrigiert wird;
• der Block „Leistungen“ — Leistungen mit Kategorie, Dauer und Preis;
• der Block „Fachkräfte“ — mit Position, Leistungen und Arbeitszeiten nach Tagen: bei einem Wochenplan nach Wochentagen, bei Schichten „Tag 1“, „Tag 2“ und so weiter;
• Links zu den Bereichen der Filiale: „Leistungen“, „Fachkräfte“, „Arbeitsplan“, „Buchungsregeln“, „Benachrichtigungen“, „Termine“. Sie öffnen sich in einem neuen Tab.

Der Button in der Kopfzeile des Panels öffnet den Bereich „Leistungen“ dieser Filiale.

Fertige Filiale korrigieren#

Nennen Sie die Filiale im Chat — die KI findet sie im Projekt — oder öffnen Sie die Filiale und klicken Sie in ihrem Menü auf „KI-Hilfe“. Beschreiben Sie dann, was geändert werden soll.

Die KI ändert nur, worum Sie gebeten haben. Leistungen und Fachkräfte erkennt sie am Namen, deshalb ändert eine wiederholte Bitte sie, statt Kopien anzulegen.

Was die KI kann#

• Filialen anlegen im aktuellen Projekt und vorhandene auswählen.
• Die Daten der Filiale festlegen: Adresse, Telefon und Zeitzone. Zu den Feldern siehe die Seite Filialen.
• Die Buchungsregeln einrichten: das Zeitraster, wie lange vor Beginn noch gebucht werden kann, wie viele Tage im Voraus die Buchung offen ist, bis wann ein Kunde absagen kann, automatische Bestätigung, ob Telefon und E-Mail Pflicht sind, ob ein Kommentar möglich ist. Zu den Einstellungen siehe die Seite Buchungsregeln und freie Zeiten.
• Leistungen anlegen und bearbeiten: Name, Kategorie, Beschreibung, Dauer (ein Vielfaches von 5 Minuten), Preis — auch mit „ab“, Pause nach der Leistung. Fehlende Kategorien werden automatisch angelegt. Zu den Feldern siehe die Seite Leistungen und Fachkräfte.
• Fachkräfte anlegen und bearbeiten: Name, Position, Beschreibung und die Leistungen, die die Fachkraft erbringt. Eine Fachkraft kann einen eigenen Preis und eine eigene Dauer für eine Leistung haben — wie im Block Eigener Preis und eigene Dauer.
• Arbeitszeiten festlegen für jede Fachkraft: nach Wochentagen, ab Montag, oder in Schichten — zum Beispiel „zwei Tage Arbeit, zwei frei“ mit dem Datum des ersten Arbeitstags. An einem Arbeitstag die Uhrzeiten und bis zu fünf Pausen, die übrigen Tage sind frei. Wie der Dienstplan funktioniert, steht auf der Seite Arbeitszeiten.
• Bilder von Leistungen und Fotos von Fachkräften über Links setzen, die Sie angegeben haben. Die KI lädt das Bild in die Filiale. Ließ es sich nicht laden, wird die Leistung oder Fachkraft ohne Bild gespeichert, und die KI sagt das in ihrer Antwort.
• Ausblenden und wieder einblenden von Leistungen und Fachkräften: Eine ausgeblendete Leistung ist nicht buchbar, bei einer ausgeblendeten Fachkraft kann man nicht buchen.
• Prüfen, ob Kunden buchen können. Buchen ist nicht möglich, wenn es keine aktive Leistung oder keine aktive Fachkraft gibt, wenn eine Leistung von niemandem erbracht wird oder eine Fachkraft keine Arbeitstage hat. Noch zu erledigen ist es, wenn bei einer Fachkraft keine Leistungen gewählt sind oder die Filiale keine Adresse hat.

Preise, Adressen und Telefonnummern erfindet die KI nicht. Haben Sie nur das Geschäft beschrieben, schlägt sie eine Liste von Leistungen und Fachkräften mit üblicher Dauer vor und fragt nach den Preisen — oder kennzeichnet sie deutlich als Beispiele, die zu ersetzen sind.

Was die KI nicht tut:

• Sie löscht keine Filialen, Leistungen und Fachkräfte — Leistungen und Fachkräfte blendet sie nur aus. Löschen können Sie sie im Bereich „Terminbuchung“.
• Sie fasst keine Termine von Kunden und keine Kunden an. Das Journal führen Sie — siehe die Seite Terminjournal.
• Sie richtet keine Benachrichtigungen, Vorauszahlung und Bewertungen ein. Das geschieht im Bereich — siehe die Seite Benachrichtigungen und Bewertungen.
• Sie ändert die Währung der Filiale nicht.
• Sie setzt keine Bilder aus Dateien des Chats. Ein Bild setzt die KI nur über einen Link darauf im Internet.

Terminbuchung in der Mini-App#

Eine von der KI eingerichtete Filiale steht dem Bauen einer Mini-App sofort zur Verfügung: Die Buchungselemente — Leistungen, Fachkräfte, freie Zeiten, Buchungsabschluss — nehmen ihre Leistungen, Fachkräfte und Arbeitszeiten. Sie können alles auf einmal verlangen: „richte die Terminbuchung für den Salon ein und baue eine App für die Buchung“. Gibt es im Projekt noch keine Filiale oder hat sie keine Leistungen, Fachkräfte oder Arbeitszeiten, richtet die KI zuerst die Terminbuchung ein und baut dann die App. Wie die Buchung in der App funktioniert, steht auf der Seite Buchung über die Mini-App.

Was Sie brauchen#

• Kein Pro-Abonnement — weder für den Bereich noch für die Einrichtung. Pro ist nötig, damit Kunden über die Mini-App buchen und Nachrichten im Messenger erhalten. Mehr dazu auf der Seite Terminbuchung.
• Rechte. Die KI ändert die Filiale in denselben Grenzen wie Sie. Ein Teammitglied braucht Rechte aus dem Block „Terminbuchung“ seiner Rolle: eine Filiale anlegen — „Filialen erstellen“, Adresse, Zeitzone und Buchungsregeln — „Filialen einrichten“, Leistungen und Fachkräfte — „Leistungen und Fachkräfte“, Arbeitszeiten — „Arbeitszeiten“. Mehr dazu auf der Seite Terminbuchung.
• Ein passendes Modell — dasselbe wie für den Bot-Baukasten. Kommt das gewählte Modell mit der Einrichtung nicht zurecht, erscheint im Verlauf die Karte „Das Modell … kann keine Terminbuchung einrichten“ mit einem Button zum Wechsel auf ein passendes. Mehr dazu auf der Seite Bot im KI-Chat bauen.

Wenn etwas nicht funktioniert#

• Die KI beschreibt die Terminbuchung als Text, legt aber nichts an. Die Einrichtung hat sich nicht eingeschaltet. Bitten Sie direkt: „richte die Terminbuchung ein…“. Zeigt der Verlauf die Karte „Das Modell … kann keine Terminbuchung einrichten“, klicken Sie auf den Button darin.
• Die KI hat gesagt, was sie tun wird, aber nichts geschieht. Im Modus „Erst fragen“ wartet die Änderung auf Ihre Entscheidung in der Karte — klicken Sie auf „Anwenden“.
• Auf der Karte steht „noch keine Buchung möglich“. Öffnen Sie die Übersicht mit einem Klick auf die Karte und sehen Sie sich den Block „Noch keine Buchung möglich“ an — dort steht, was fehlt. Meist hat eine Fachkraft keine Arbeitszeiten, oder eine Leistung wird von niemandem erbracht. Bitten Sie die KI, das zu korrigieren, oder erledigen Sie es selbst auf den Seiten Arbeitszeiten und Leistungen und Fachkräfte.
• Eine Leistung oder Fachkraft hat kein Bild. Der Link führte nicht zu einem Bild, oder das Bild ist ohne Anmeldung nicht erreichbar. Die KI sagt das in ihrer Antwort — geben Sie einen anderen Link an.